Een documentmanagementsysteem (DMS) is een complete softwareoplossing om informatie te beheren, bewaren en beschermen. Dit biedt veel voordelen die rechtstreeks bijdragen aan het beschermen van jouw bedrijf tegen hackers. In deze blog bespreken wij de 5 belangrijkste voordelen van het gebruik van een DMS.
Beveilig je documenten: toegangscontrole en autorisatie in een DMS
Je kunt met een DMS makkelijk bepalen wie welke documenten mag bekijken, bewerken en delen. Hiermee kan een beheerder met een druk op de knop de rechten toekennen en intrekken van verschillende documenten. Dit geeft je de optie om belangrijke documenten uit te sluiten tegen personen met verkeerde bedoelingen. Hierdoor is de kans op schadelijke activiteiten kleiner, zoals de installatie van malware, ransomware en hackpogingen.
Met een DMS beheer je makkelijk je wijzigingsgeschiedenis
Met DMS beheer je eenvoudig en nauwkeurig verschillende versies en de bewerkgeschiedenis van documenten. Elke wijziging in een document wordt vastgelegd, inclusief wie, wat, en wanneer het gewijzigd is. Dit zorgt ervoor dat eerdere versies kunnen worden hersteld en onbedoelde wijzigingen kunnen worden teruggedraaid. Hierdoor verbeter je de controle over documenten en vermindert het de kans op fouten en fraude.
DMS: Beveiliging tegen externe bedreigingen
Een DMS bevat vaak de allernieuwste beveiligingsfuncties die bescherming biedt tegen externe bedreigingen. Een DMS maakt gebruik van end-to-end-encryptie. Bij het versturen van je bericht gaat er een slot op. Alleen jij en de andere persoon hebben de sleutel. Dit betekent dat alleen jij en de persoon waar je mee communiceert berichten kunnen lezen. Door het monitoren van inkomend en uitgaand verkeer kunnen verdachte activiteiten worden opgespoord en kan er snel worden gereageerd op bedreigingen.
Naleving van regelgeving met een DMS
Voor organisaties in sectoren met strenge regelgeving zoals gezondheidszorg, financiële en juridische dienstverlening, biedt een DMS mogelijkheden om te voldoen aan regelgeving of standaardpraktijk van jouw sector. Een DMS stelt je in staat om audit trails te genereren. Dit betekent dat alle activiteiten van gebruikers worden vastgelegd en bewaard. Dit is van cruciaal belang voor het aantonen van naleving aan externe instanties. Door deze protocollen na te leven minimaliseert een DMS het risico van boetes en reputatieschade.
Hoe werk je efficiënt samen met een DMS
Met een DMS kan er soepeler samengewerkt worden. Hiermee kan je makkelijk toegang tot documenten delen. Dit verkleint de kans dat documenten via onveilige kanalen worden gedeeld. Want, telkens als je een document verstuurt via een onbeveiligd kanaal, is er kans op diefstal.
Daarnaast zijn bewerkingen meteen voor iedereen zichtbaar. Hierdoor kunnen medewerkers efficiënter werken door samen uit één bestand te werken, waardoor de kans op fouten vermindert.
Conclusie
Een documentmanagementsysteem (DMS) kan jouw bedrijf veel voordelen bieden. Ten eerste kun je met een DMS bepalen wie welke documenten mag bekijken en bewerken. Dit helpt je om belangrijke informatie beter te beschermen. Ten tweede kun je makkelijk verschillende versies van documenten bijhouden en teruggaan naar eerdere versies als er fouten zijn gemaakt. Dit maakt het beheer van documenten eenvoudiger.
Daarnaast zorgt een DMS voor een sterke beveiliging. Met functies zoals end-to-end encryptie zijn je gegevens beter beschermd tegen hackers. Ook helpt een DMS je om aan wet- en regelgeving te voldoen, omdat het systeem alle acties van gebruikers registreert. Dit is vooral belangrijk in sectoren met strenge regels, zoals de gezondheidszorg en financiële dienstverlening.
Tot slot verbetert een DMS de efficiëntie in jouw bedrijf. Medewerkers kunnen beter samenwerken en hoeven documenten niet via onveilige kanalen te delen. Dit vermindert de kans op fouten en verhoogt de productiviteit. Kortom, een DMS maakt jouw bedrijf veiliger en efficiënter.
Deze blog is gemaakt in samenwerking met Kyocera
About Inktweb.nl
- Web |
- More Posts(174)
