Bedrijven investeren massaal in dingen als firewalls en antivirussoftware, maar vergeten vaak één belangrijk apparaat: de kantoorprinter. Uit het rapport The Workflow Wakeup van HP Inc. blijkt dat 57% van de mkb-bedrijven printerbeveiliging een lage prioriteit geeft. Echter vergeet men een belangrijk apparaat: moderne printers zijn eigenlijk volwaardige computers die verbonden zijn met het netwerk én de cloud.
Volgens onderzoek van Quocirca meldde 56% van de mkb-bedrijven het afgelopen jaar minstens één printgerelateerd datalek. Toch ziet de helft van de werknemers printers nog steeds niet als een cybersecurity-risico.
Grote kloof tussen beleid en praktijk
Zelfs wanneer bedrijven regels hebben voor printgebruik, worden die vaak genegeerd om verschillende redenen. Het onderzoek laat drie duidelijke problemen zien:
- Regels worden omzeild: 55% van de bedrijven ziet medewerkers printbeperkingen bewust omzeilen.
- Gebrek aan inzicht: Veel organisaties weten niet wie, wat en wanneer print.
- Schijnveiligheid: 66% van de werknemers denkt dat printers “standaard veilig” zijn.
Zorgen bij mkb-bedrijven
IT-beslissers zien vooral risico’s op deze gebieden:
- Printers die direct met internet verbonden zijn
- Gevoelige documenten die in de printer blijven liggen
- Scans naar cloudservices die data kunnen lekken
- Ongeautoriseerde toegang tot de printwachtrij
- Menselijke fouten bij scannen en opslaan van documenten
Slim printbeheer als oplossing
Steeds meer bedrijven kiezen voor Managed Print Services (MPS). Volgens het rapport voelt 88% van de organisaties met slim printbeheer zich veiliger.
Managed Print Services (MPS) is een oplossing waarmee bedrijven hun volledige printomgeving laten beheren door een externe specialist. Met Managed Print Services worden printers, onderhoud en verbruiksmaterialen zoals toner centraal gemonitord en geoptimaliseerd. Dit helpt organisaties printkosten te verlagen, efficiënter te werken en downtime te voorkomen.
Daarbij zijn er functies zoals secure printing. Hierbij komt een document pas uit de printer nadat een medewerker zich identificeert met een pas of code. Zo voorkom je dat contracten, loonstroken, klantgegevens of andere gevoelige stukken onbeheerd op de printer blijven liggen.
Volgens Aurelio Maruggi, Division President Office Print Solutions bij HP Inc., kan één verkeerde scan of een vergeten print al leiden tot een datalek.
Printers worden steeds belangrijker in cybersecurity
Door hybride werken en meer documentuitwisseling tussen huis en kantoor, wordt de printer steeds een belangrijker onderdeel van de beveiligingsketen.
Voor het mkb is de boodschap duidelijk: printerbeveiliging hoort net zo serieus genomen te worden als netwerkbeveiliging.
