4 redenen waarom we nog altijd papier gebruiken

Door , Donderdag 24 oktober 2013 om 12:00 - Algemeen

Dit is een gastblog van Oscar van der Linden, Country Manager van Epson Nederland

In 1975 werd er een artikel in Business Week geplaatst over de toekomst van het kantoor. George E. Pake, toentertijd CEO van Xerox Corporation’s Amerikaanse onderzoekscentrum, stelde dat zijn kantoor er in 1995 volledig anders uit zou zien. Er zou een terminal met tv-scherm en keyboard op zijn bureau staan. “Ik zal mijn documenten met een druk op de knop op het scherm kunnen toveren,” zei hij. Over de toekomst van tekstverwerken had hij het volgende te zeggen: “De tekstverwerker met scherm wint snel terrein, ook al is ie twee keer zo duur, omdat ie veel sneller en makkelijker in gebruik is. Wat de gebruiker typt, verschijnt direct op het scherm, in plaats van op een vel papier. Wanneer het document op het scherm eenmaal foutloos is, drukt de gebruiker op een knop om het document op te slaan op tape- of diskgeheugen of om het uit te printen op de typemachine.”

We zijn nu 38 jaar verder en dit toekomstscenario is natuurlijk allang werkelijkheid. Pake voorspelde ook het einde van papiergebruik op kantoren. “Ik kan mijn post en berichten elektronisch krijgen, dus ik vraag mij af hoeveel papier ik nog nodig zal hebben. Toch is de papierloze werkomgeving nog altijd niet in zicht. Onafhankelijk onderzoek, in opdracht van Epson Europa, onder 500 Europese MKB-dienstverleners toont aan dat bedrijven tot 2014 zelfs verwachten méér te gaan printen. Waarom is dat papierloze kantoor er nog niet? En waarom gaan we alleen maar meer papier gebruiken? (En, maar dit geheel terzijde, waarom hebben we nog steeds niet allemaal een vliegende auto?)

Papier is goed voor het geheugen

Blijkbaar heeft papier iets dat de moderne elektronica nog niet, of niet genoeg biedt. Zo vinden veel mensen het prettig om aantekeningen te kunnen maken op papier. Dat kan natuurlijk inmiddels ook in de tekstverwerker of op de tablet, maar mensen onthouden dingen beter wanneer ze met de hand schrijven, dan wanneer ze typen. Mangen and Velay deden in 2011 onderzoek naar de theorie dat de fysieke actie van met de hand schrijven belangrijk is voor het onthouden van het geschrevene. En wat bleek? Typen en schrijven veroorzaken activiteit in verschillende gebieden van de hersenen. Met de hand schrijven zorgt voor meer hersenactiviteit en de fysieke handeling is onderdeel van ‘kinesthetisch leren’ (leren via de tast en het gevoel). Nu kan je op de meeste tablets wel met een pen aantekeningen maken, maar het is toch minder direct en eenvoudig dan snel wat in de kantlijn krabbelen.

1) Papier is vaak sneller

Misschien ben je een ontzettende whizzkid en heb je een toolbelt om je middel waar je smartphone, je tablet en je laptop gebruiksklaar aan bungelen, maar de meesten van ons hebben tijd nodig om onze apparatuur aan te sluiten, op te starten en de juiste apps te vinden. Het is daarom in veel situaties sneller om gewoon even een printje voor iedereen uit te draaien, dan te wachten tot iedereen zijn elektronica geboot en gebruiksblaar heeft. Daar komt bij dat er niet in alle situaties stroom voorhanden is. Ben je vergeten je tablet op te laden en je zit in de trein, dan is pen en papier toch echt een uitkomst.

papier-a4

2) If it ain’t broke, don’t fix it

Als je ooit in een Toyota fabriek bent geweest, dan zal je zijn opgevallen dat er nog steeds flink wat papier wordt gebruikt. Het is niet zo dat Toyota weigert om nieuwe technologie toe te passen; ze ontwikkelen tenslotte zelf de meest innovatieve technologische wonderen, zoals hybride auto’s en robots die muziek maken. Het is gewoon zo dat Toyota niet gelooft in het gebruiken van technologie simpelweg omdat het er is en omdat het nieuw is. De nieuwe oplossing moet iets bijdragen en zeker geen ‘ouderwetse’ oplossingen vervangen die beter werken. Wanneer uitgeprinte rapporten worden vervangen door computers of tablets, dan heb je niet meer dezelfde flexibiliteit als bij papier. Je kunt er niet eenvoudig aantekeningen op maken, uitdelen is moeilijker en je kan een tablet niet met een punaise aan de muur prikken.

3) Papier is groen

“Toen ik werkte als computerleraar op een openbare school, werd ik mij bewust van de kloof in computerkennis tussen mijn jongere en oudere studenten. Mijn bevindingen werden bevestigd toen een nieuwe student de bibliotheek binnenkwam en de encyclopedie bekeek die op de boekenplanken stonden gestapeld. “Wat zijn dit voor boeken?” vroeg hij. Ietwat verrast, antwoordde ik dat het een encyclopedie was. “Echt?” zei hij. “Heeft iemand het hele ding uitgeprint?” — ReadersDigest.com, David Pogue

Papier is het enige medium met een eenmalige carbon footprint. Alle andere (elektronische) manieren van informatie delen kosten iedere keer weer energie als ze gebruikt worden. Een veelgehoord argument is dat het gebruik van papier bomen kost. Deze misconceptie is eenvoudig te weerleggen met het feit dat de bossen waar het basismateriaal voor papier wordt gemaakt, duurzaam worden beheerd. Daarnaast is papier een hernieuwbare grondstof. In Nederland wordt 2.630.000.000 kilo oud papier (= 2,6 miljoen ton) ingezameld en gerecycled (2009). Dit is 94% van de totale hoeveelheid papier en karton die op de markt wordt gebracht. Dus wanneer een geprint document zijn doel heeft vervuld, komt het terug in de cyclus als een nieuw product.

(Maar het kan nog groener)

Dat printen goedkoper en groener is dan we vaak denken, wil natuurlijk niet zeggen dat je maar wat aan kunt printen, zonder na te denken. Uit het onderzoek van Epson blijkt dat er nog veel winst valt te behalen. Veel bedrijven gaan nog niet bewust met de printer en hun afdrukken om: bij 20% van de respondenten verdwijnt gemiddeld 10% van hun prints vaak al binnen 10 minuten (per ongeluk) in de prullenbak, wordt er onnodig enkelzijdig geprint en is er geen inzicht in de printkosten. Daarnaast monitort slechts 17% alle kosten van verbruiksonderdelen (inkt, toner, papier, etc.) en houdt 10% van de organisaties zich helemaal niet bezig met de kosten van printen. Volgens Epson ligt er dus met name nog een grote uitdaging in het bewuster gebruik van papier en het goed monitoren van de kosten.

4) Een papierloze wereld

5-more-simple-tools-for-a-paperless-office-508f814ec9
Er zijn veel voordelen aan het typen op een computer en aan het digitaal informatie delen, maar tot de technologie ons dezelfde flexibiliteit en hetzelfde gebruiksgemak biedt als papier, zullen we papier ernaast blijven gebruiken. Uiteindelijk zal de technologie het papier wel inhalen en vervangen, maar voorlopig is het nog zo dat we ieder jaar meer verbruiken. De papierloze wereld laat dus nog even op zich wachten en het is maar de vraag of hij er ooit komt…

About Oscar van der Linden

Oscar van der Linden is Country Manager bij Epson Nederland. Epson is wereldwijd toonaangevend op gebied van innovatie en biedt een uitgebreid productgamma variërend van inkjetprinters en printsystemen, 3LCD-projectoren en industriële robots tot sensoren en andere micro apparatuur. De Epson Group, geleid door het in Japan gevestigde Seiko Epson Corporation, telt wereldwijd meer dan 68.000 werknemers in 96 bedrijven

Laat een reactie achter

Bedankt voor het achterlaten van een reactie, we waarderen het zeer! Houd er rekening mee dat opmerkingen worden gemodereerd en

rel="nofollow"
in gebruik is. Dus, gebruik géén spammy trefwoord of domeinnaam als uw 'naam' — dit zal verwijderd worden. Laten we in plaats daarvan een persoonlijk en zinvol gesprek houden. Bedankt!

*